Change language: English
Aanmaken account
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
-
 
 
 
 
 
 

 
 
Contactgegevens in geval van nood  
 
 
   
Terms and conditions 
 
Artikel 1. Identiteit van de Stichting
 
Stichting Tilburg Orientation Program 
KVK-nummer: 41096095
Warandelaan 2, E202, 5037 AB Tilburg 
Telefoonnummer: 013 466 2849 
E-mail: top@tilburguniversity.edu 
 
Artikel 2. Toepasselijkheid
 
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op de toegang tot en deelname aan door Stichting Tilburg Orientation Program georganiseerde evenementen, activiteiten en manifestaties die voor TOP deelnemers, TOP Mentoren en/of TOP Crew open staan of toegankelijk zijn.
 
2.2 Stichting TOP wordt vertegenwoordigd door minstens twee gezamenlijk handelende bestuursleden en eventueel door een daartoe door het bestuur gemachtigde vertegenwoordiger.
 
2.3 Onder TOP deelnemers wordt in deze voorwaarden verstaan iedere (aspirant-) student voor een opleiding aan de Tilburg Universiteit, de Avans Hogeschool Tilburg en Fontys Hogescholen Tilburg die zich heeft ingeschreven voor de introductieweek (hierna te noemen: TOP (Winter) Week) en hieraan deelneemt.
 
2.4 Onder TOP Mentoren wordt in deze voorwaarden verstaan een door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen vrijwilliger, altijd een student, die door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen TOP deelnemers begeleidt gedurende TOP (Winter) Week.
 
2.5 Onder TOP Crew wordt in deze voorwaarden verstaan een door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen vrijwilliger, die door Stichting Tilburg Orientation Program aangewezen wordt om bij activiteiten te ondersteunen gedurende TOP Week.
 
2.6 Onder een evenement wordt in deze voorwaarden verstaan iedere door Stichting Tilburg Orientation Program georganiseerde activiteit of manifestatie die voor TOP deelnemers, TOP Mentoren en/of TOP Crew open staat of toegankelijk is.
 
2.7 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew en/of rechtshandelingen van Stichting TOP, het laatste voor zover contractueel niet anders wordt bepaald.
 
2.8 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk, na wederzijdse bevestiging, zijn overeengekomen. Afwijkingen gelden alsdan uitsluitend voor de overeenkomst waarbij die afwijking is overeengekomen.
 
2.9 Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, dan zullen de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen Stichting TOP in plaats daarvan bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen vaststellen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen. Partijen zullen voor zover gewenst overleggen over de precieze bewoordingen van deze nieuwe bepalingen.
 
Artikel 3. Betaling
 
3.1 Alle bedragen van de genoemde prijzen zijn in euro's en inclusief BTW. 
 
3.2 Deelnemers die zich hebben ingeschreven voor TOP Winter Week en niet meer mee willen doen moeten zich afmelden. Doet men dit voor 1 januari 2024, dan krijgt de deelnemer het gehele inschrijfgeld terug. Bij afmeldingen tussen 1 januari en 15 januari, krijgt de deelnemer de helft van het inschrijfgeld retour. Als deelnemers zich na 15 januari 2024 afmelden hebben zij geen recht meer op teruggave van het inschrijfgeld.??

3.3 Deelnemers die zich hebben ingeschreven voor TOP Week en niet meer mee willen doen moeten zich afmelden. Doet men dit voor 1 augustus 2024, dan krijgt de deelnemer het gehele inschrijfgeld terug. Bij afmeldingen tussen 1 augustus en 6 augustus 2024, krijgt de deelnemer de helft van het inschrijfgeld retour. Als deelnemers zich na 6 augustus 2024 afmelden hebben zij geen recht meer op teruggave van het inschrijfgeld.??

Artikel 4. Toegang
 
4.1 Alle soorten toegangsbewijzen worden na aankoop niet teruggenomen.
 
4.2 Er wordt van deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew verwacht dat zij zich ten alle tijden kunnen legitimeren met een geldig identiteitsbewijs.
 
4.3 De aanspraak op toegang tot een evenement komt te vervallen indien door of namens Stichting Tilburg Orientation Program wordt vastgesteld dat het maximaal aantal aanwezigen bij een evenement is bereikt. 
 
Artikel 5. Overige verplichtingen
 
5.1 TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew zijn verplicht zich bij evenementen te houden aan de voorschriften en/of aanwijzingen van Stichting Tilburg Orientation Program, de exploitanten van de manifestatie waar het evenement wordt gehouden, de beveiligingsmedewerkers, de brandweer en andere bevoegden. Stichting TOP kan te allen tijde TOP deelnemers, TOP Mentoren of TOP Crew die zich niet houden aan de voorschriften en/of aanwijzingen, of die zich schuldig maken aan onbetamelijk gedrag de toegang tot het evenement ontzeggen. 
 
5.2 TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew stemmen ermee in zich, bij het betreden van het evenemententerrein, te laten fouilleren indien het beveiligingspersoneel dit nodig acht.
 
5.3 Het is TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew verboden de volgende zaken op het evenemententerrein mee te brengen: 
  • Alcoholhoudende dranken 
  • Voedselwaren  
  • Glaswerk  
  • Drugs 
  • Vuurwerk  
  • (vuur)Wapens 
  • Andere gevaarlijke voorwerpen en stoffen
In voorkomend geval is de TOP organisatie bevoegd een voorwerp of stof als hiervoor genoemd te verbieden of in beslag te nemen.
 
5.4 TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew zijn verplicht zich te houden aan de ter plaatse van een evenement geldende rookverboden. 
 
5.5 TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew zijn verplicht zich tijdens een evenement op eerste verzoek van de in het eerste lid bedoelde personen en instanties te identificeren om genoemde personen en instanties te kunnen laten voldoen aan hun wettelijke verplichtingen in het kader van evenementen, waaronder maar niet beperkt tot het verbod van het verstrekken van alcoholische dranken aan personen onder de leeftijdsgrens van achttien jaren. Stichting Tilburg Orientation Program is gerechtigd overtreders na een gegeven waarschuwing te verwijderen van het evenemententerrein.
 
5.6 Het is verboden voor TOP deelnemers, TOP Mentoren of TOP Crew die jonger zijn dan achttien jaren om alcoholhoudende dranken te nuttigen en/of te kopen. Stichting Tilburg Orientation Program is gerechtigd overtreders na een gegeven waarschuwing te verwijderen van het evenemententerrein.
 
5.7 Stichting TOP heeft een zero-tolerance drugs beleid. Het is niet toegestaan om drugs te gebruiken of bij je te dragen. Toegang zal geweigerd worden als er een vermoeden is van drugs gebruik.  
 
5.8 Het is TOP deelnemers, TOP Mentoren of TOP Crew zonder nadrukkelijke toestemming van Stichting Tilburg Orientation Program niet toegestaan ter gelegenheid van een evenement promotieactiviteiten, al dan niet met een zakelijk of een ideëel karakter, te verrichten. 
 
5.9 TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew zijn verplicht zich te houden aan de huisregels, die door Stichting TOP zijn opgesteld. Deze regels zijn te vinden op de TOP Week website. 
 
Artikel 6. Overmacht
 
6.1 In geval van overmacht in de ruimste zin van het woord, waaronder begrepen maar niet beperkt tot ziekte of afzegging van de artiest, niet of niet tijdig presterende leveranciers, staking, brand, weersomstandigheden, bevoegd gegeven lasten en instructies et cetera, heeft Stichting Tilburg Orientation Program het recht het gehele evenement, of specifieke activiteiten te verschuiven naar een latere datum of tijdstip dan wel te annuleren.
 
6.2 Indien het gehele evenement of specifieke activiteiten als gevolg van of door overmacht niet doorgaan, wordt door Stichting Tilburg Orientation Program geen vergoeding, van welke hoogte dan ook, gerestitueerd aan de TOP deelnemer. Evenmin kan de TOP deelnemer aanspraak maken op (vervangende) toegang tot een ander evenement. 
 
Artikel 7. Aansprakelijkheid en schade
 
7.1 Stichting Tilburg Orientation Program is aansprakelijk voor directe schade die een TOP deelnemer, TOP Mentor of TOP Crew lijdt en die rechtstreeks en uitsluitend het gevolg is van een aan Stichting Tilburg Orientation Program toe te rekenen tekortkoming. Voor vergoeding komt alleen in aanmerking de schade waartegen Stichting Tilburg Orientation Program verzekerd is en die door de verzekeraar wordt vergoed.
 
7.2 TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew dienen zelf zorg te dragen voor een adequate ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.
 
Artikel 8. Intellectuele eigendomsrechten
 
8.1 Stichting Tilburg Orientation Program huurt een fotograaf en videograaf in tijdens TOP activiteiten. De foto-opnamen en video-opnamen worden bewaard op de harde schijf en het Dropbox account van Tilburg Orientation Program voor maximaal tien jaar. Tilburg Orientation Program heeft hoge technische en organisatorische maatstaven aangenomen voor het veiligstellen van foto-opnamen en video-opnamen tegen verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
De foto-opnamen en video-opnamen worden mogelijk gebruikt door Tilburg Orientation Program voor publicaties zoals posters, flyers, de TOP website, een after movie, en social media kanalen. Betrokkene kan toestemming geven.
 
8.2 Behoudens schriftelijke toestemming van Stichting Tilburg Orientation Program is elk commercieel gebruik van de merknaam of het logo van TOP of haar evenementen strikt verboden.
 
Artikel 9. Slotbepaling
 
9.1 Geschillen die tussen Stichting Tilburg Orientation Program en TOP deelnemers, TOP Mentoren en/of TOP Crew naar aanleiding van een TOP evenement ontstaan zullen in eerste instantie worden getracht te worden opgelost in goed overleg tussen partijen. Komen partijen niet tot oplossing van het geschil, dan wordt de Raad van Toezicht van Stichting TOP ter zake een bindend advies uit te brengen. In derde instantie worden geschillen ter beoordeling aan de bevoegde rechter voorgelegd.
 
9.2 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
 
 
Vastgesteld door het bestuur van Stichting Tilburg Orientation Program op 31 oktober 2023.
 
 

Privacy statement 
 
In deze privacyverklaring wordt de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld, de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens verwerkt worden en hoe daarmee omgegaan wordt door Stichting Tilburg Orientation Program (TOP) weergegeven. Daarnaast worden alle rechten van verstrekkers van persoonsgegevens weergegeven. Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
 
1. Doel persoonsgegevens
 
Stichting TOP verwerkt persoonsgegevens op grond van overeenkomst, toestemming en gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de dienstverlening van Stichting TOP aan deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew tijdens en voor TOP (Winter) Week. De persoonsgegevens die ingevuld worden bij het aanmaken van een TOP account door deelnemers en TOP Mentoren of het invullen van een online formulier door TOP Crew worden gebruikt voor meerdere doelen.
 
1.1 Verstrekken informatie
Stichting TOP verstuurt informatie naar deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew met betrekking tot TOP (Winter) Week door gebruik te maken van de opgegeven persoonsgegevens in het TOP account. 
 
1.2 Aanmaken van WhatsApp groep 
Stichting TOP verstuurt de naam en het telefoonnummer van deelnemers naar mentorkoppels met als doel het aanmaken van een WhatsApp groep voor de start van TOP (Winter) Week. De gegevens worden het weekend voor de start van TOP (Winter) Week verstrekt. Deelnemers worden hier ook van op de hoogte gesteld bij het aanmaken van een TOP account.
 
1.3 Registratie voor evenement
Stichting TOP maakt gebruik van persoonsgegevens bij de registratie van deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew om toegang te kunnen verlenen tot de evenementen gedurende TOP (Winter) Week. Het creëren van groepen deelnemers en TOP Mentoren met behulp van persoonsgegevens is ook een onderdeel van de registratie.
 
1.4 Betalingssysteem voor evenement
Persoonsgegevens worden gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip die tijdens TOP Week wordt gebruikt om betalingen te voldoen. De RFID-chip is onderdeel van een digitaal cashless betalingssysteem waarvan gebruik wordt gemaakt door Stichting TOP. Tijdens TOP Winter Week wordt het cashless betalingssysteem niet gebruikt en worden er dan ook geen persoonsgegevens gekoppeld aan een persoonlijke RFID-chip.
 
1.5 Stichting TOP maakt tijdens TOP activiteiten audiovisueel beeldmateriaal ten behoeve van verslaglegging en verspreiding met een promotioneel karakter. 
 
2. Ontvangers
 
2.1 Tactile B.V.
Tactile B.V. is een bedrijf dat voor Stichting TOP de Introcloud applicatie verzorgt. Stichting TOP geeft Tactile B.V. via een verwerkersovereenkomst opdracht tot het verwerken van persoonsgegevens van deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew. Elke deelnemer, mentor en elk crewlid krijgt een persoonlijk account in de Introcloud webapplicatie. Tactile vernietigt alle gegevens na drie maanden na afloop van het evenement. Deze drie maanden zijn in het belang van de deelnemer of mentor, voor het terugkrijgen van het geld wat op het bandje is gezet. 
 
2.2 3WA Inschrijfsysteem
De verstrekte persoonsgegevens bij het aanmaken van een TOP account worden automatisch opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem. Stichting TOP en de beheerder van het TOP inschrijfsysteem hebben toegang tot deze persoonsgegevens opgeslagen op de server van 3WA. De gegevens die in 3WA worden opgeslagen zijn in drie categorieën verdeeld: naam gegevens, adressen en woonplaatsen, en inschrijvingen met producten worden zeven jaar bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht conform de Nederlandse wetgeving. Accountgegevens, e-mailadressen en opleidingsinformatie worden drie jaar bewaard. Dit is om deelnemers op de hoogte te houden van toekomstige evenementen en voor een betere organisatie van de TOP-week. Privacygevoelige gegevens, zoals medische informatie en producten zonder prijs (voedingsinformatie, kledingmaten etc.), worden na 3 maanden verwijderd om de privacy van deelnemers en mentoren te beschermen.
 
2.3 Brevo
Bij informatievoorziening via e-mail naar deelnemers en mentoren wordt gebruik gemaakt van het platform Brevo. Brevo heeft toegang tot de voornamen en e-mailadressen van deelnemers en mentoren zodra deze gebruikt zijn bij het versturen van e-mails. Via een verwerkersovereenkomst met Brevo zijn afspraken vastgesteld rondom het gebruik van de data.
 
2.4 Tilburg University
Voor het werven van de deelnemers stuurt Stichting TOP in samenwerking met Tilburg University wervingsmails naar aankomende studenten. Om te voorkomen dat studenten die zich in hebben geschreven voor TOP (Winter) Week opnieuw een wervingsmail ontvangen, wordt voor het sturen van de wervingsmail een voorlopige deelnemerslijst gedeeld met de afdeling Marketing en Communicatie van Tilburg University.
 
2.5 Studie- en studentenverenigingen
In het 3WA inschrijfsysteem is de optie opgenomen om meer informatie te krijgen over studentenverenigingen en studieverenigingen via Stichting TOP. Indien een TOP deelnemer expliciet aangeeft in het 3WA inschrijfsysteem meer informatie te willen, zullen de persoonsgegevens met de desbetreffende partij(en) gedeeld worden. Verder zullen ESN Tilburg, Magister JFT, MAK Mentorship System en IDEA toegang hebben tot gegevens van voor hen relevante mentoren en deelnemers. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het jaartraject na TOP Week.
 
3. Opslagperiode
 
Persoonsgegevens worden door TOP niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. Persoonsgebonden gegevens, zoals eetvoorkeuren en kledingmaten, die niet essentieel zijn voor de toekomstige organisatie van TOP week, zullen direct na een periode van twee maanden uit het systeem worden verwijderd. Overige algemene persoonsgegevens die nodig zijn voor het opnieuw organiseren van de TOP week, zullen maximaal drie jaar worden opgeslagen in het 3WA inschrijfsysteem na het aanmaken van het TOP account. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat TOP week op een zo fijn mogelijke manier georganiseerd kan worden voor de deelnemers. Gedurende deze drie jaar bestaat de mogelijkheid dat het TOP account nog gebruikt zal worden voor een nieuwe inschrijving als deelnemer of mentor. Tot slot, wordt de financiële administratie conform de wettelijke fiscale bewaarplicht gedurende zeven jaar bewaard.
 
4. Beveiliging
 
Stichting TOP maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Gegevens worden alleen beheerd in eerdergenoemde systemen. De persoonsgegevens beheerd door Stichting TOP en de applicaties zijn adequaat beveiligd. 
 
5. Rechten van verstrekker persoonsgegevens
 
5.1 Recht op inzage
Deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew hebben te allen tijde recht om de door Stichting TOP bewaarde gegevens op te vragen. Dit kan per mail of telefonisch contact. Een overzicht met de bewaarde gegevens zal gedeeld worden met de deelnemer, TOP Mentor of TOP Crew. 
 
5.2 Recht op rectificatie
Wanneer gegevens niet kloppen of veranderd zijn, heeft de verstrekker van persoonsgegevens recht om dit te laten rectificeren door Stichting TOP.
 
5.3 Recht op overdracht
Wanneer de verstrekker van persoonsgegevens overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft de verstrekker het recht op overdracht van de opgeslagen gegevens door Stichting TOP. Stichting TOP dient al de gegevens over te dragen aan de andere partij.
 
5.4 Recht op wissen gegevens
De verstrekker van persoonsgegevens heeft te allen tijde het recht op het laten wissen van de persoonsgegevens.
 
5.5 Recht op indienen van een klacht
Verstrekkers van persoonsgegevens hebben het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer hij/zij van mening is dat Stichting TOP niet op de juiste manier omgaat met de persoonsgegevens. 
 
5.6 Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
De verstrekker van persoonsgegevens heeft het recht Stichting TOP te vragen persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
 
6. Plichten
 
6.1 Persoonsgegevens zullen nooit doorgegeven worden aan derden door Stichting TOP buiten de in deze privacyverklaring genoemde verstrekkingen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten door Stichting TOP. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Stichting TOP de diensten niet aanbieden.
 
6.2 Stichting TOP behoudt zich het recht de gegevens te verstrekken wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Stichting TOP dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten, eigendom of veiligheid van Stichting TOP te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy van TOP deelnemers, TOP Mentoren en TOP Crew zoveel mogelijk te respecteren.
 
 
 
Vastgesteld door het bestuur van Stichting Tilburg Orientation Program op 26 februari 2024.
 
 


   
De ondergetekende gaat akkoord met het gebruiken van foto-opnamen en video-opnamen van hemzelf of haarzelf gemaakt door Tilburg Orientation Program ten behoeve van openbaarmakingen en verspreiding met een promotioneel karakter. De ondergetekende heeft op ieder moment het recht de toestemming te herroepen. De ondergetekende heeft het recht de fotograaf en videograaf te verzoeken geen foto-opnamen of video-opnamen van hemzelf of haarzelf te nemen, en heeft op ieder moment het recht een verzoek in te dienen om foto-opnamen en video-opnamen van hemzelf of haarzelf te verwijderen. Voor het indienen van een verzoek om beeldmateriaal te verwijderen, is het mogelijk om een e-mail te sturen naar top@tilburguniversity.edu.
 
 
     Velden met een asterisk (∗) zijn verplicht.
Toelichting

Vul hiernaast zo nauwkeurig mogelijk al jouw gegevens in.


Een eigen gebruikersnaam en wachtwoord heb je nodig om in te loggen op onze website en je gegevens te wijzigen.

 

Let op: Jouw mobiele nummer wordt het weekend voor TOP Week gedeeld met jouw TOP mentoren zodat zij contact met jou op kunnen nemen voor het regelen praktische zaken.


Let op: indien je NIET een volledige studie in Nederland volgt maar alleen een kort traject (6 - 12 maanden) dien je "Tilburg University - Exchange' in te vullen.


Je studentnummer kun je vinden in de mail die je hebt gekregen na jouw aanmelding in Studielink. Voor Tilburg University-studenten heeft deze mail het onderwerp: ‘Je studielink aanmelding bij Tilburg University’. Dit is altijd een 6- of 7-cijferig nummer. Indien je problemen ondervindt met het vinden van dit nummer, kun je altijd contact opnemen met de student desk van Tilburg University via tilburguniversity.edu/nl/studenten/student-desk. Voor studenten die studeren aan Fontys Hogeschool of Avans Hogeschool, vul hier het studentnummer in dat je hebt gekregen van jouw onderwijsinstelling.


Mocht er iets met jou gebeuren tijdens TOP Week, dan gebruiken we de contactgegevens zoals vermeld in geval van nood om naasten te informeren.

© 2024 Stichting Tilburg Orientation Program | Powered by 3WA